O cancelamento extemporâneo ou cancelamento fora do prazo é um serviço oferecido pela SEFAZ (Secretaria da Fazenda), que autoriza o contribuinte a cancelar uma nota fiscal eletrônica quando o prazo de cancelamento previsto em lei já expirou, porém alguns estados não possibilitam este tipo de cancelamento.Para realização de cancelamento de NF-e (Nota Fiscal Eletrônica) em período extemporâneo, o contribuinte deverá entrar em contato com a Secretaria da Fazenda Estadual, requerendo o cancelamento da NF-e, em decorrência de inexistência do fato gerador da operação. O contato pode ser feito por intermédio da contabilidade ou pelo próprio contribuinte. Após análise do processo, e sendo autorizado o cancelamento pela SEFAZ, será aberto então, um novo prazo para que a empresa possa realizar o cancelamento da nota fiscal eletrônica e assim concluir a etapa do processo de regularização da operação.Após autorização da SEFAZ para o cancelamento extemporâneo, o usuário poderá realizar o cancelamento da nota fiscal através do seu programa Emissor de Nota Fiscal.Geralmente esta solicitação à SEFAZ pode gerar algum tipo de custo ou multa ao contribuinte, e o departamento fiscal deverá ficar atento a esta questão.

Cancelamento de NF-e vinculado ao CT-e ou MDF-e

Quando uma NF-e está vinculada a um CT-e ou MDF-e não poderá ser cancelada.
A legislação diz que só poderá ser cancelada a NF-e desde que não tenha saído do estabelecimento (circulado). O fisco entende que se foi emitido um CT-e ou MDF-e e relacionado a uma NF-e, é porque tudo está correto para circulação dessa mercadoria e que, consequentemente, ocorreu o fato.Desta forma, para realizar o cancelamento da NF-e primeiramente será necessário fazer o cancelamento de todos os CT-e ou MDF-e que a NF-e está vinculada, ou seja, será necessário entrar em contato com a transportadora e solicitar que ela faça o cancelamento do CT-e ou MDF-e se for o caso.Por isso é importante certificar que tudo está realmente certo na NF-e antes de contratar uma transportadora para realizar o transporte das mercadorias, visto que após o transporte ser iniciado o cancelamento desta NF-e pode não ser possível.Contudo quando o cancelamento da NF-e não é possível, uma alternativa para anular a emissão da nota de saída será emitir uma nota fiscal de devolução.